Planification des ressources: le logiciel qui pense à tout

Avec l’été qui est finalement arrivé, c’est aussi le temps de repenser nos méthodes de travail et de prendre un peu de recul. On peut par exemple penser à simplifier nos tâches et aussi à automatiser certains procédés, ce qui nous donnera plus de temps (et de vacances?), et l’ERP (Enterprise Resource Planning) est un système de planification des ressources de l’entreprise qui peut nous amener sur ce chemin.

Qu’on travaille pour une commission scolaire, une boulangerie, une microbrasserie ou bien une banque, le ERP permet une intégration des processus de l’organisation, incluant les finances, les achats, les ventes et le marketing, les ressources humaines, les paiements, l’inventaire et bien d’autres fonctions.

L’ERP est accessible aujourd’hui même pour les petites entreprises, et il peut créer une réelle automatisation des procédés, et donner l’intelligence d’affaire nécessaire pour aider à la différentiation et croissance d’une organisation.

Voici les sept raisons d’adopter cette méthode:

AMÉLIORER LA SÉCURITÉ

Les systèmes de gestion classiques donnent souvent à vos employés un accès total à vos données sensibles telles les documents comptables, les fiches de paie…

Les systèmes ERP vous permettent d’instaurer un minimum de contrôle, et de restreindre les comptes de vos équipes, en leur donnant seulement accès aux opérations qui sont pertinentes pour leur poste.

Et si vous hébergez votre ERP sur un cloud privé, vous disposerez de la haute sécurité et protection de vos données par votre fournisseur de cloud.

AUGMENTER VOTRE PRODUCTIVITÉ

Des programmes non performants vous coûtent beaucoup d’argent. De plus, si vos employés répètent la même tâche encore et encore, c’est une réelle perte de temps.

Avec un système ERP, vous pouvez supprimer ces tâches répétitives et vous ou vos employés n’auront plus à doubler, tripler ou même quadrupler des entrées de données.

L’ERP réduit le besoin d’entrer des données manuellement et rationalise les processus de gestion.

AUTOMATISER LES PROCESSUS ET LES TRANSACTIONS FINANCIÈRES

Votre département comptable peut sûrement être le premier à noter le besoin d’un ERP pour plus de productivité lors de la gestion des informations financières. D’autant plus si votre logiciel de comptabilité est complexe.

De plus, la comptabilité peut être une source importante de frais généraux, mais elle ne devrait pas.

Un bon ERP peut automatiquement comptabiliser les transactions courantes dès qu’elles se produisent, comme: les revenus des commandes clients; la gestion des factures; le coût des marchandises vendues; les mouvements d’inventaire; le calcul des taxes; les coûts de production; les dépenses de cartes bancaires.

RÉDUIRE LES COÛTS

Un gain de temps du fait de l’automatisation des tâches, et le regroupement des services vous permettra d’économiser du temps, et donc de l’argent.

L’ERP permet également de diminuer les intermédiaires : tous les employés se trouvent sur la même plateforme, et auront accès à l’information beaucoup plus rapidement. Le travail se fera plus efficacement.

FUSIONNER TOUT VOS PROGRAMMES EN UN SEUL

Avez-vous différents logiciels en cours d’exécution chaque jour sur votre (vos) serveur(s)?

Le logiciel ERP réunit tous les services en un seul et en une seule base de données, avec une source d’information qui contient des données précises et en temps réel, vous donnant un produit rationalisé sans le coût élevé de matériel supplémentaire, des contrats de support distincts, et des multiples mises à jour et maintenances.

Cela vous permet d’avoir une image complète de la performance de votre entreprise. Par exemple, sans les données exactes des ventes, la gestion des stocks peut souffrir grandement et vous devez vous assurer que la bonne quantité de produits est au bon endroit au bon moment.

FACILITER L’ACCÈS À VOS DONNÉES

Si vous avez besoin de savoir la marge moyenne que vous obtenez sur vos ventes, combien de temps cela vous prend-il? Et qu’en est-il des autres indicateurs de performance clés, comme vos commandes par jour ou les ventes d’une date précise à une autre? Si vous devez mettre à jour vos tableurs et documents manuellement, cela pourrait vous prendre longtemps à savoir.

Aujourd’hui, la cadence de productivité est plus rapide que jamais, cela implique donc que vos employés ont besoin d’un accès immédiat aux données clés. Avec une solution ERP, les dirigeants et d’autres membres du personnel ont accès rapidement aux informations précises dont ils ont besoin.

Les vendeurs devraient être en mesure de visualiser l’historique des transactions d’un client et leur état en temps réel et de répondre à leurs questions, sans avoir à consulter un autre service, pour améliorer leur satisfaction et augmenter les opportunités de vente. Mieux encore, les clients devraient être en mesure de simplement aller en ligne sur leur compte et d’afficher les informations.

FAIRE GAGNER DU TEMPS À VOS ÉQUIPES INFORMATIQUES

L’un des plus grands inconvénients d’avoir plusieurs systèmes dans votre entreprise est que cela peut devenir un cauchemar pour votre équipe informatique. Si vous utilisez plusieurs systèmes logiciels pour gérer votre entreprise, vous remarquerez que la gestion des TI commence à consommer beaucoup de temps et de personnel.

La personnalisation de ces systèmes, leur intégration et leur maintenance avec des corrections, améliorations et des mises à niveau peuvent être complexes et coûteuses. Plusieurs organisations se tournent vers le cloud pour faire rouler et gérer leur ERP.

En conclusion, la technologie ERP peut vous donner l’agilité pour répondre rapidement aux besoins changeants de l’entreprise ; et en sachant que le ERP nous permet de faire plus, et ce en moins de temps, chacun pourra penser aux vacances à savourer!